Wie Sie Evernote für sich nutzen können (Gastbeitrag)

Evernote ist wohl eines dieser Tools, das man entweder liebt oder hasst. Auch ich habe länger gebraucht, um mit Evernote warm zu werden. Mittlerweile ist dies jedoch mein Lieblings-Tool fürs Projektmanagement, für meine To dos, fürs Bookmarken und für die Sammlung privater Tipps geworden. Gerne zeige ich Ihnen im Folgenden, wie ich Evernote für mich nutze.

Grundsätzliches zu Evernote

Evernote ist in erster Linie eine Notiz-App (der Name „ever-note“ zeigt dies bereits). Die grundsätzliche Struktur von Evernote basiert somit auch auf Notizen und Notizbüchern.

Notizbücher
In welchem Notizbuch stand die gesuchte Information?

Eine Notiz wird – wie im Offline-Leben auch – einem Notizbuch zugeordnet (ja, nur einem!). Um diese allerdings wiederzufinden (Zettelwirtschaft und so…) können die Nachrichten mit Tags verschlagwortet werden. Und nicht nur über diese Tags ist eine Suche möglich, auch die gespeicherten Texten selbst werden durchsucht. In der Premium-Version funktioniert die Suche sogar innerhalb der Texte in PDFs und ähnlichen Dokumenten.

Der Vorteil gegenüber einem normalen Notizbuch liegt also bereits in der Suchmöglichkeit innerhalb der Notizen. Darüberhinaus kann eine Notiz alles sein, nicht nur Text. Sie können Listen und Fotos in Evernote ablegen, Links zu Websites oder sogar eine ganze Seite einer Website. Diese wird nicht einfach als Screenshot (also als nicht klickbares Bild) gespeichert, sondern mitsamt all der integrierten Links.

Wofür ich selbst Evernote nutze? Mittlerweile für nahezu alles.

Bookmarking: Webseiten speichern

Wie oben bereits geschrieben, kann ich mittels Evernote Webseiten speichern, also einzelne Unterseiten (Webpages) von ganzen Websites. Interessante Beiträge zum Einsatz von Social Media im Tourismus? Ab in Evernote. Über die Schlagworte (Tags) sowie die Suche innerhalb der Inhalte finde ich im Nachhinein alles zu einem bestimmten Dienst oder einem bestimmten Thema wieder. Wiederfinden ist damit gar kein Problem.

Vorteil gegenüber sonstigen Bookmarking-Diensten wie Delicious: Nicht nur der Link, auch die Inhalte werden gespeichert. Funktioniert der Link auf einen Beitrag irgendwann einmal nicht mehr, weil das Blog nicht mehr online ist oder zumindest der entsprechende Blogbeitrag – in Evernote habe ich immer noch alle entsprechenden Informationen vorliegen.

Evernote: Notizen in einem Notizbuch
Evernote auf dem iPad: Mögliche Ansicht aller Notizen in einem Notizbuch

Projektmanagement: Überblick behalten

Ich arbeite als freiberufliche Beraterin. In Evernote kann ich meine Projekte übersichtlich speichern. Kurze Notizen zum aktuellen Stand. Was mir außerdem stark hilft: Ich kann in Evernote ganze Dokumente (Worddokumente, PDFs etc.) ablegen. Diese schicke ich direkt per E-Mail an Evernote. Ein versandtes Angebot wird einfach an meine Evernote-Mail-Adresse weitergeleitet und schon ist dieses auch in Evernote abrufbar. Und zwar in Evernote auf meinem iPhone, meinem iPad sowie in der iOS-App auf meinem App. Alles immer dabei.

Und alles immer abrufbar, denn auf meine Evernote-Notizen kann ich auch überall offline zugreifen (Achtung, diese Funktion gibt es nur in der Premium-Version von Evernote). An die Notizen kann ich eine Erinnerung koppeln, die mich an einem selbstgewählten Datum an diese erinnert. Hieraus gestaltet sich meine tägliche To-do-Liste.

To-do-Liste: Schritt für Schritt

Mein täglicher Start in den Tag sieht wie folgt aus: Evernote öffnen und die terminierten Aufgaben für diesen Tag kontrollieren. Dabei handelt es sich um Termine, Rückrufe oder sonstige Aufgaben im Rahmen meiner Projekte. Das Schöne dabei: Die Aufgaben des kommenden Tages lenken mich nicht von den heutigen Aufgaben ab. Ich kann diese erst einmal ausblenden.

Ich erreiche jemanden telefonisch nicht, weil er noch anderthalb Wochen im Urlaub ist? Dann terminiere ich einfach meine Erinnerungsfunktion entsprechend neu – und muss mich nicht nächste Woche fragen, ob der Urlaub bereits beendet ist.

Evernote: Bearbeiten einer Notiz
Evernote auf dem iPad: Bearbeiten einer Notiz

Urlaubstipps: Sammeln und nichts vergessen

A propos Urlaub. Ich nutze Evernote nicht nur beruflich. Auch privat bietet dieses Notizsystem viele Vorteile. So habe ich mir ein Notizbuch Urlaub eingerichtet. In diesem liegen verschiedene Notizen zu einzelnen Städten oder Regionen, die ich zukünftig gerne einmal besuchen möchte.

Wenn Freunde mir Tipps geben (egal, ob Hotels, Restaurants oder Geschäfte) oder ich einen interessanten Blogbeitrag entdecke, speichere ich diese Informationen in diesem Notizbuch ab. Somit habe ich auch hier alles an einem Platz. Auch, wenn ich erst im kommenden Jahr in dieser Stadt lande. Die Urlaubsplanung wird somit entspannter.

Evernote: Und sonst so

Evernote bietet noch viel, viel mehr Möglichkeiten zur Nutzung. So können Sie Notizen miteinander verlinken. Sie können Notizen und ganze Notizbücher für andere Personen (bspw. Kollegen) freigeben und gemeinsam hieran arbeiten. Sie können über externe Tools wie IFTTT Inhalte automatisiert in gewünschten Notizbüchern in Evernote speichern. Sie können Präsentationen mit Evernote halten. Und und und…

Aber: Lassen Sie sich von alle den vielen Möglichkeiten nicht verwirren. Einfach erst einmal mit Notizen in Notizbüchern anfangen. Der Rest ergibt sich dann schon.

Mehr Informationen zu Evernote

  • Zu Evernote bin ich selbst über diese Barcamp-Session von Thomas Boley gekommen.
  • Dieser empfahl dabei auch das Blog Medienfakten, in welchem regelmäßig aktuelle Anwendungsmöglichkeiten von Evernote vorgestellt werden.
  • Alle Informationen gibt es natürlich auf der Website von Evernote selbst.

 

Kristine Honig
Kristine Honig hat Tourismuswirtschaft studiert und bloggt zum Thema Tourismusmarketing & Social Media. Sie ist freiberuflich als Beraterin und Netzwerkpartnerin für Tourismuszukunft tätig und auch Teil des Netzwerks von schwindt-pr.

8 Kommentare

  1. Hallo Kristine,

    danke für den Artikel, Evernote nutze ich auch schon einige Zeit – und es braucht wirklich seine Zeit, damit warm zu werden :-).

    Evernote nutze ich in Verbindung mit „Trello“ einer Art To-do-Liste, basierend auf dem „Personal-Kanban-Prinzip“. In Trello erstelle ich eine To-do-Liste, welche nach Projekt und Dringlichkeit organisiert ist. Wichtig ist dabei, nur Aufgaben in die Liste zu posten, welche mit einer konkreten Handlung verbunden sind.

    Als Gegenstück habe ich dann Evernote, in der eine gleiche Auflistung der Projekte und Listen liegt, welche ich auch in Trello nutze. Dort werden dann alle Daten gespeichert, welche den Rahmen in Trello sprengen würden.

    Da die Möglichkeit besteht, den Link einer Notiz zu kopieren, kann man diesen dann in die noch zu erledigende Aufgabe auf Trello hineinkopieren.

    Das Ganze beruht auf der Basis von David Allen „GettingThingsDone“, der einmal von „Action Tasks“ and „No Action Tasks“ spricht. Trello ist meine Liste für die Action Tasks, Evernote mein Notizbuch für die „No Action Tasks“.

    Schöne Grüße

    1. Hallo Babad,
      Trello hatte ich auch schon – allerdings nur kurzzeitig – als reine To-do-App im Einsatz. Ich mag deine Unterscheidung der Funktionen von Trello und Evenote. Genau eine solche Kopplung hat mir letztlich gefehlt, damit Trello für mich funktioniert hätte.
      Aktuell liebe ich bei Evernote gerade die Möglichkeit, alles in einem einzigen Tool kombiniert zu haben.
      Viele Grüße, Kristine

  2. Hallo Kristine,

    schöner Artikel. Ich gehöre ganz eindeutig zu denen, die Evernote lieben. Es hat sich quasi zu meinem digitalen Gedächtnis entwickelt. In insgesamt über 40 Notizbüchern sammle und notiere ich alles, sei es beruflich oder privat. Der Charme sind die vielen Möglichkeiten, von der strukturierten Nutzung mit Notizbuch-Hierarchien bis zum „wilden“ Sammeln von Informationen in einem einzigen Notizbuch, welches ich „Datenbank“ genannt habe und über die verschiedenen Tags verwalte.
    Wenn mir unterwegs, nachts oder irgendwo Ideen kommen, landen diese erstmal in einer adhoc Notiz im Notizbuch „Misc“ und werden später sortiert und organisiert.

    Als ToDo-Tool setze ich Evernote nicht ein. Da hatte ich bis vor Kurzem Omnifocus im Einsatz. Leider hat sich dieses Programm nicht wirklich weiterentwickelt. Seit ein paar Wochen nutze ich deshalb „Wunderlist“ (kostenfreie Version) und bin ganz angetan von der Leichtigkeit der Anwendung mit gleichzeitiger großer Flexibilität.

    Viele Grüße
    Uwe

    1. Hallo Uwe,
      danke dir!
      Beruflich und privat, strukturiert und wild – deine Formulierungen treffen ganz wunderbar auch meine Begeisterung für Evernote: Die Möglichkeit, jedes Notizbuch und jede Notiz so zu gestalten, wie man es für den entsprechenden Inhalt und Zweck gerade braucht.
      Dein Misc-Notizbuch heißt bei mir AllIn 🙂
      Viele Grüße, Kristine

  3. Hallo Kristine,

    aber stört es dich nicht, dass sowohl private als auch geschäftliche Daten irgendwo bei irgendjemandem im Netz liegen und dieses Unternehmen theoretisch jederzeit Zugriff darauf hat?

    Ich gestehe, ich bin dabei inzwischen etwas paranoid und hätte lieber alles auf dem eigenen Server liegen. Nur dann kann ich nicht Evernote nutzen. Trotzdem ziehe ich für die Zukunft eine solche Lösung in Betracht.

    VG, Marcel

    1. Hallo Marcel,

      ich verstehe deine Bedenken und kann diese auch nachvollziehen. Allerdings nutze ich auch die Apple Cloud, Google Drive oder andere Dienste, bei welchen Daten auf externen Servern und quasi direkt bei irgendwelchen Unternehmen liegen. Da ist Evernote letztlich nur ein Teil von und du hast recht, möchte man dies vermeiden, fällt Evernote raus.
      Von meiner Seite aus landen zwar keine Passwörter, Bankdaten oder ähnliche sensible Daten in Evernote. Was gespeicherte Webseiten, Blogideen oder To do’s für einzelne Projekte anbetrifft, bin ich da allerdings weniger sensibel.
      Ich denke aber, dass mittelfristig gesehen die Nutzung eigener Server generell deutlich zunehmen wird.
      Viele Grüße, Kristine

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